Materi 3 : Communication Project Management

Manajemen Proyek bisa didefinisikan sebagai suatu proses dari perencanaan, pengaturan dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggota nya dengan memanfaatkan Sumber Daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang,dan tanggung jawab dari pihak yang terlibat dalam proyek. Baik secara langsung maupun tidak langsung.

·                      Communication Project Management      

Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

• Perencanaan Komunikasi

Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah  proyek

• Distribusi Informasi

Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder.

• Pelaporan Kerja

Proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya status

reports, progress measurements, dan peramalan

• Mengelola Stakeholder

            Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan

            penyelesaian isu-isu yang terjadi

RENCANA MENEJEMEN KOMUNIKASI

Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antara lain :

·         Kebutuhan komunikasi stakeholder

·         Informasi yang akan di komunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level detailnya

·         Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang di maksud

·         Orang yang harus menerima informasi yang di maksud

·         Frekuensi/jadwal untuk memberikan informasi

·         Metode untuk mendapatkan informasi, spt memo, email, telpon, dll

·         Metode untuk memperbaharui rencana menejemen komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek

·         Metode untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat di selesaikan di level bawah

·         Daftar istilah/terminologi

·         Peta Kendali (Control Chart)

Yakni metode Statistik untuk menggambarkan adanya variasi atau penyimpangan dari mutu (kualitas) hasil produksi yang diinginkan.

Dengan Peta kendali :

·         Dapat dibuat batas-batas di mana hasil produksi menyimpang dari ketentuan

·         Dapat diawasi dengan mudah apakah proses dalam kondisi stabil atau tidak

·         Bila terjadi banyak variasi atau penyimpangan suatu produk dapat segera menentukan keputusan apa yang harus di ambil